A continuación, 5 tips de cómo hacer que el traslado al trabajo sea más feliz y productivo:

• No viaje en los horarios de mayor tráfico. Trabaje desde la casa durante la mañana y realice el viaje después de dicha hora. Otra alternativa es trabajar en la oficina durante algunos días de la semana y los otros días desde una ubicación más conveniente. Según las estadísticas del departamento de transporte de EEUU, a un trabajador promedio en las principales ciudades del mundo le toma 30 minutos llegar a su trabajo. Esto significa 1 hora al día, 5 horas a la semana, 20 horas al mes y 240 horas al año en el auto. ¿Qué haría usted con 5 horas extras a la semana?

• Use su tiempo de viaje de manera eficiente. Trabaje en el metro o use ese tiempo para estudiar para un título profesional que podría beneficiar su carrera. Si conduce, use el sistema de audio del auto para aprender o practicar otro idioma. Nuevos títulos, especializaciones u otro idioma podrían aumentar su potencial de ganancia o ayudarlo a obtener un trabajo que requiera menos viajes diarios.

• El uso compartido del auto es una oportunidad para crear redes y ahorrar. Si comparte el auto con sus colegas, pueden descubrir rutas alternas y más eficientes de llegar al trabajo, o ponerse al día con el trabajo. También puede conversar y socializar. Esto significa usar el tiempo de manera más productiva en lugar de solo escuchar radio.

• En lugar de desplazarse al lugar de trabajo, trabaje en un centro de negocios o lugares de trabajo cercano a su hogar. Estos centros de trabajo, como los de Regus, están completamente equipados para que sea igual o más eficiente en su trabajo. Dependiendo del trabajo que ejerza esta puede ser una muy buena opción para proponer a su empresa, por lo menos algunos días de la semana.

• Una mira al futuro: convierta su auto en una oficina. Regus y Rinspeed están trabajando en un concepto innovador de auto autónomo, que transforma el interior del auto en un lugar de trabajo cómodo y conectado. El auto se conduce de manera automática y mientras que viaja se pone al día con su trabajo.

En el mundo, existe un gran y urgente deseo de reducir el desplazamiento al lugar de trabajo. Por esto es que la tendencia hacia los trabajos flexibles está creciendo con tanta velocidad. A nivel mundial, el 75 % de los trabajadores pasaría más tiempo con su familia o pareja, el 54 % usaría ese tiempo para trabajar y el 76 % se pondría en forma, si tuviesen esas horas extras en el día. Las ideas anteriores ayudarán poco a poco a concretar el propósito que tenga. ¡Bienvenido a una vida laboral más productiva y feliz!

En este Año Nuevo, tenga en cuenta estos pasos para entrar con buen pie y seguir potenciando los resultados de su empresa durante el año 2014:

• La adopción de prácticas laborales flexibles para incrementar la productividad puede ser el modo de establecer su empresa en los próximos 12 meses. Jay Jamrog, futurista y vicepresidente sénior de investigación en el Instituto para la Producción de las Empresas (i4cp), afirma: “entienda cómo alinear los deseos de los gerentes y el personal con las necesidades de la empresa”, y agrega: “hágalo bien y obtendrá empleados más comprometidos y creativos que pueden ayudar a impulsar una organización ágil”, agrega. Las estadísticas no mienten: la investigación de Regus indica que 75 % de los gerentes considera que la flexibilidad incrementa la productividad. Así que dele una oportunidad para poder obtener también los beneficios. Los encuestados también indicaron que la flexibilidad incrementa la lealtad, lo que produce una doble ganancia.

• Ponga atención a su presupuesto. ¿La renta que paga su empresa por un bien raíz comercial constituye un porcentaje insostenible de sus gastos? ¿Qué dice de las salas de reuniones en exceso o la ubicación céntrica y principal de la oficina? La dotación de personal también es parte de la ecuación en los costos, ¿todos los empleados necesitan un escritorio fijo? Mientras que la investigación reciente de Regus demuestra que el 55 % de los escritorios se encuentra vacío en algún momento, las firmas que dan prioridad a las medidas para reducir costos, como un espacio de trabajo flexible, también obtienen una ventaja máxima de los activos existentes y se expanden con rapidez. El dinero que se ahorra se puede utilizar para instalaciones que les gusten de verdad a los empleados, como instalaciones para preparar café o reunirse, muebles ergonómicos o un espacio para hacer una pausa o, incluso, estacionamiento para bicicletas.

• Ubicación, ubicación, ubicación. Los propietarios de pequeños negocios que trabajan desde casa pueden beneficiarse del prestigio por escrito que puede proporcionar la dirección de una oficina virtual en una gran ciudad. Esta comodidad al hacer negocios también puede ser beneficiosa cuando se ingresa a nuevos mercados o ser un catalizador de reuniones inesperadas que pueden surgir cuando se trabaja en salas empresariales con espacio compartido.

• Involúcrese con las redes sociales profesionales. Con 4,2 mil millones de personas que usan dispositivos móviles para tener acceso a los medios sociales donde quiera que estén, nunca ha sido tan importante que los negocios acojan a Twitter, Facebook y LinkedIn. Si se relaciona con las redes sociales de modo semejante al que lo hace en persona, los usuarios se sentirán más comprometidos con su marca. La investigación de Social Media Today demuestra que el 46 % de los usuarios de la Web hacen uso de los medios sociales para tomar decisiones de compra, por tanto, asegúrese de interactuar con ellos y así su negocio obtendrá los beneficios.

• Por último, comprométase con sus resoluciones. Establecer intenciones para una vida empresarial más productiva y no llevarlas a cabo no beneficia a nadie. Si evalúa su progreso de manera constante, por ejemplo, dividiendo las tareas más grandes en elementos de acción más pequeños, puede tener la certeza de que puede trabajar en cualquier plan de cualquier tamaño y, al acercarse el cierre del año 2014, cumplir con las metas que ha establecido para el Año Nuevo.

La tecnología sí ha facilitado la cultura laboral de 24 horas al día y 7 días a la semana, pero también participan otros factores. Los negocios interactúan con clientes y colegas en distintas zonas horarias, y se espera cada vez más que el personal esté disponible para llamadas muy tarde por la noche o muy temprano por la mañana. Además, la crisis económica mundial obligó a muchos trabajadores a tomar responsabilidades adicionales que los llevaron a trabajar más horas.

Los aspectos positivos de la tecnología para trabajar desde cualquier parte 

No responsabilicemos por todo a la tecnología. Tampoco podemos olvidar los cambios positivos que ha traído la tecnología al equilibrio entre el trabajo y la vida personal durante la última década. Piense en lo mucho más fácil que es hacer su trabajo cuando la nube permite que no sea necesario acudir a la oficina para acceder a información o aplicaciones corporativas. Piense en cómo las videoconferencias han reducido la necesidad de viajes corporativos, que requieren mucho tiempo.

Ambos beneficios son posibles debido a que la tecnología permite a las personas trabajar desde cualquier parte. No es coincidencia que el lanzamiento de dispositivos como la Blackberry en 2003, el iPhone en 2008 y el iPad en 2010 hayan sido acompañados por un pronunciado aumento en el número de personas que utilizan los centros de negocios Regus y las salas de reuniones temporales para trabajar. Actualmente, hay más de 1 millón de clientes en 100 países que utilizan los lugares de trabajo flexibles de Regus; esto se debe a que las personas están optando por trabajar desde lugares que les acomoden en lugar de seguir la rutina diaria pasada de moda del traslado al lugar de trabajo.

En la última edición del Índice de equilibrio entre trabajo y vida personal de Regus, el 41% de los encuestados dijeron que sus empresas estaban haciendo más cosas para ayudar a los empleados a reducir sus traslados que dos años antes.(2) Tanto en India como en China, el porcentaje fue superior al 50%. Trabajar de forma remota permite al trabajador promedio ahorrar 79 horas anuales en traslado.(3) También reduce sus costos de viajes y las emisiones de los vehículos.

Es probable que el trabajo flexible y las medidas para reducir los traslados sean algunas de las razones de por qué el 61% de las personas, en el Índice de equilibrio entre trabajo y vida personal 2012, declararon que el equilibrio entre su trabajo y su vida personal era mejor que en 2010.

Los aspectos negativos de los modelos de administración 24/7

Los aspectos negativos de la tecnología móvil 24 horas al día y 7 días a la semana no se deben a la tecnología, sino a la cultura de administración. En la encuesta antes mencionada realizada en Hong Kong, casi un cuarto de las personas dijeron usar dispositivos y tecnología móviles para trabajar fuera del horario de oficina, debido a que sus jefes esperaban que así fuera y casi un quinto porque sus clientes así lo esperaban.(4) Así que no son sus teléfonos los que les impiden relajarse, son otras personas.

A medida que se lanzan nuevos dispositivos móviles y las mayores velocidades de datos facilitan aún más trabajar desde cualquier parte, las empresas necesitan intensificar el debate sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y la disponibilidad de las personas en un mundo de 24 horas al día y 7 días a la semana. Ciertamente, puede ser necesario que se realicen llamadas de conferencia muy tarde por la noche, pero puede que las personas estén más dispuestas a hacerlo si patrones de trabajo flexibles les permiten reducir sus tiempos de traslado o equilibrar compromisos familiares y laborales.

Puede que los trabajadores de oficina también necesiten reflexionar sobre sus propios hábitos. Hoy en día, una razón por la cual nuestros colegas y clientes pueden ubicarnos tan fácilmente fuera de horario es que ya estamos conectados con nuestras tablets o teléfonos, usando los medios sociales o viendo los resultados deportivos. Es más probable que escuchemos la llegada de un correo electrónico, así que es más probable que nos encarguemos de él. El emisor asume que estamos felices de trabajar fuera de horario y nos bombardea incluso más en el futuro. No sólo los empleadores deben aprender las lecciones sobre la tecnología, el presentismo (ya sea en un escritorio o en el otro extremo del teléfono) y cómo podemos trabajar de forma más productiva, sino que nosotros también necesitamos aprender…

1- “The State of Work-Life Balance in Hong Kong”, Community Business, 2012.

2- ‘A Better Balance”, Regus, mayo 2012.

3-“Productive and profitable: taking the teleworking pledge”, Cisco, 4 de marzo de 2013.

4-“The State of Work-Life Balance in Hong Kong”, Community Business, 2012.

La música es otro aspecto del nuevo mundo laboral, con investigaciones que demuestran que también puede aumentar la productividad. En el Reino unido, el 65% de las Pyme declara que reproducir música aumenta la productividad de su personal y el 77% declara que puede aumentar la moral del personal. La música fomenta la comunicación y la colaboración del personal, al crear un espacio común. Puede generar una “personalidad” creativa de oficina que provoque una impresión positiva, tanto en el personal como en el cliente.

La visión opuesta

De todas formas, no todos son entusiastas sobre la música en la oficina. Un estudio descubrió que los cirujanos trabajan con mayor precisión y están más relajados cuando se reproduce música de su agrado. Aunque, desafortunadamente, un cuarto de los anestesistas dijo que la música reducía su estado de atención y dificultaba la comunicación con otros miembros del personal. De esta forma, por un lado se consigue mejores incisiones y suturas, pero por otro el anestesista tiene dificultades para concentrarse.

La situación con los cirujanos y los anestesistas destaca que hay veces que en el trabajo uno debe ceder. Los individuos se desempeñan mejor si pueden adaptar su entorno a su actividad. El tipo de música que energiza a una persona puede ser molesta para otra; la canción que puede fomentar la lluvia de ideas puede que no sea adecuada para el análisis detallado de datos.

Tocar las notas correctas

Para garantizar que la música sea realmente un camino a la productividad, debe seguir algunas reglas:

• No haga una fiesta. Casi tres de cada cinco personas afirman que mucho ruido de fondo deteriora su capacidad de concentración.
• No permita que una persona o grupo imponga sus preferencias musicales. Pida la opinión de todo el personal.
• Piense sobre las opciones musicales: ¿qué expresan de la empresa? ¿Es potencialmente ofensiva o poco estimulante? Al tratar de dejar a todos felices, corre el riesgo de acabar con música que todos toleran, pero que nadie realmente disfruta. Generalmente, se considera que la música sin letra es más eficaz en términos de productividad, pero limita sus opciones.
• Las personas están en la oficina para trabajar, no para actuar como DJ. No permita que las listas de reproducción los distraigan de sus tareas.
• Mantenga un área libre de música donde las personas puedan acudir si necesitan concentrarse.
• Considere la política en cuanto al uso de auriculares; estos permiten que cada uno elija su música, pero pueden hacer que exista poca comunicación.
• Preocúpese de las leyes de licencias. En algunos países, es necesario tener una licencia para reproducir música en un lugar público.

No sólo se trata de la música

Finalmente, admitir que el personal escuche música es sólo una parte de la forma en que se les permite hacer mejor su trabajo. Esta forma también incluye permitirles trabajar en entornos de oficina adecuados, en ubicaciones adecuadas y en horarios adecuados. La clave es ofrecer a todos los empleados cierto control sobre dónde y cómo trabajan. Si mide su desempeño por sus resultados, no deben abusar de esta flexibilidad.

Por lo tanto, en lugar de considerar la música de forma aislada, piense en ella en un contexto más amplio de cómo las personas pueden trabajar con mayor productividad. Tal vez algunos días quieran trabajar en una oficina colaborativa y llena de música y otros días en una ubicación más silenciosa o conveniente, como desde su casa o un centro de negocios. Este tipo de flexibilidad también puede reducir los traslados y mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, de forma que pueda ser beneficiosa para los negocios: el 72 % de los negocios declaran que el trabajo flexible mejora su productividad.

Lo que hicieron, por supuesto, fue conocer a su esposo(a) o pareja en el trabajo. Parece ser que hay una gran cantidad de romances en la oficina en todo el mundo, sobre todo en China, Malasia e India.

En una encuesta mundial, un 57% de los encuestados en todo el mundo contestaron que había relaciones amorosas en sus oficinas; sin embargo, el número alcanzó el 70% en China, India y Malasia, al parecer, los centros del romance en la oficina del mundo. Pero no tenga muchas expectativas de amor floreciendo en la oficina si se va a trabajar a Japón. En este país, solo el 33% de las personas cree que hay romances en la oficina (aunque quizás las personas son más discretas con estos temas). (1)

El lugar

Si está buscando el amor cerca de la fotocopiadora este día de San Valentín, ¿qué puede hacer, aparte de tratar de que lo reubiquen en China, India o Malasia?

El sector de trabajo puede hacer una diferencia para sus oportunidades en el amor. Una encuesta dice que las editoriales, agencias publicitarias, el marketing y el corretaje de propiedades son los sectores con más acción romántica. En esta encuesta, la contabilidad tuvo un bajo puntaje, aunque otra encuesta en los EEUU arrojó que un 45% de las personas que trabajan en servicios financieros habían tenido una cita con un colega. Los transportes y logística aparecieron llenos de pasión en una encuesta, pero en otra aparecen en sequía romántica, por lo que las experiencias obviamente pueden variar.

Más importante que solo el trabajo, es probablemente el lugar de trabajo. Al trabajar en una oficina donde las mismas diez personas se han sentado en el mismo escritorio por décadas, las oportunidades de recibir la llamada de Cupido son escasas. Si se escoge un lugar de trabajo donde haya gente nueva yendo y viniendo y donde las personas socialicen y construyan redes, las esperanzas de conocer al amor de su vida serán mayores.

La lección aquí es escoger con cuidado el ambiente laboral. En un lugar atareado con varias empresas, su príncipe azul o princesa puede que no trabaje en la misma empresa que usted (lo que puede ayudar a evitar acusaciones u oportunismo laboral). Piense en el clásico comienzo de cuento de hadas donde un chico conoce a una chica, sus miradas se cruzan en un ascensor lleno de gente. Entonces, mientras que Regus no publicita comúnmente su lugar de trabajo flexible sobre la base de que es un excelente lugar para encontrar el amor, no cabe duda de trabajar en conjunto en un centro de negocios dinámico puede hacer maravillas para su vida social, como también ofrecerle excelentes oportunidades para crear redes de contacto.

El enganche

Encontró un lugar de trabajo propicio, ha cruzado miradas en la sala de negocios, ¿qué pasa después?  El correo electrónico y los medios sociales han cambiado las reglas aquí, facilitando la primera jugada, pero también creando trampas para los incautos. Aparentemente, muchos romances de oficina hoy en día comienzan con un correo electrónico o mensaje que termine con una X o un emoticón. Si tiene la costumbre de poner X al final de mensajes o correos como norma, tenga cuidado: puede malinterpretarse, sobre todo cerca del día de San Valentín.

Y sea aún más cuidadoso con el emoticón que utiliza cuando escribe un correo electrónico o mensaje. Siete de cada diez mujeres consideran un emoticón de guiño como un equivalente a una invitación a una cita, al igual que nueve de cada diez hombres. (2)

Las reglas 

Ya hemos cubierto el coqueteo, ahora vamos al romance en sí. Obviamente, la mayoría de los trabajadores de oficina aceptan los romances de oficina en el sentido de que dan algo con lo que rumorear: las miradas significativas, el enganche, los altos y bajos, el fin. Sin embargo, obviamente hay caídas. Casi el 80% de las personas que han salido con alguien de la oficina dicen que no fueron víctimas de malos tratos luego de que el romance se hiciera público (3), pero se debe ser discreto. Aquí entregamos algunos consejos de etiqueta moderna para los romances de oficina:

•          Antes de que se involucre demasiado, revise las políticas de recursos humanos de su empresa. Algunas empresas tienen una política que prohíbe los romances.

•          Comuníquele a su jefe, antes de que él/ella se entere en el pasillo.

•          Evite las demostraciones de afecto en público en la oficina.

•          No salga con su supervisor o jefe directo.

•          No permita que afecte su rendimiento laboral.

•          Manténgase lejos de la tecnología de la oficina: si utiliza su correo electrónico o teléfono laboral para sus mensajes de amor, todo el departamento de TI los leerá.

El término

Y por último, ¿qué pasa si todo sale mal? No será el primero ni el último y, sin duda, podrá sobrevivir a los rumores y las miradas de pocos amigos en el centro de socialización. Pero con que no haya utilizado el sistema de TI de la oficina en los buenos tiempos, tampoco lo utilice para los correos de ruptura, probablemente se convertirán en correos virales.

Sin embargo, nuevamente Regus puede ayudarle. Si tiene un lugar de trabajo flexible, no está atado a sentarse en el mismo escritorio todos los días por los meses y años que vienen, lo que permite evitar las miradas ofendidas de su ex. En vez de eso, usted es libre de reubicarse rápidamente en un espacio de trabajo distinto en la misma ciudad, igual de conveniente e igual de flexible. Solo piense: otro centro de negocios, otro salón de negocios, otro ascensor….

(1) “Los romances en la oficina aumentan en verano, pero tómelos con calma”, HR.BLR.com, 10 de julio de 2012.

(2) “Besos en los correos electrónicos encienden los romances en la oficina”, Officebroker.com, agosto de 2012.

(3) “Los hombres y las personas más jóvenes están más dispuestos a tener un romance de oficina: encuesta, Channelnewsasia.com, 13 de febrero de 2012.

Aunque la decisión de la baja por maternidad es una cuestión personal, la prohibición del trabajo remoto puede tener graves consecuencias para los trabajadores y el rendimiento de Yahoo!. El comunicado sobre la prohibición que se ha filtrado, afirma que la empresa desea fomentar interacciones y experiencias que solo son posibles en sus oficinas. Pero sin duda de trata solo de una versión del “presentismo”: “Solo teniéndolos enfrente podemos saber que están colaborando con los compañeros”.

Requerir al personal que esté presente en una ubicación fija y durante un horario fijo es una práctica de gestión obsoleta que se ha convertido en redundante gracias a los portátiles, los smartphones, las tabletas y la nube. En una investigación para Regus, que incluía a 20.000 ejecutivos empresariales de todo el mundo, un 72% afirmó que el trabajo flexible (flexibilidad en el tiempo y la ubicación) aumenta la productividad de las empresas y un 63% afirmó que el trabajo flexible aumenta la motivación y energía del personal.[1] La evidencia anecdótica proporciona suficientes motivos que respaldan el caso: la gente emplea menos tiempo en desplazamientos, puede equilibrar mejor el tiempo que pasan en el trabajo y con la familia, y percibe la flexibilidad como una valiosa ventaja laboral. La restricción del trabajo flexible va en detrimento de todo ello.

De todas formas, puede que Yahoo! tenga razón en cuanto a que el trabajo desde casa puede dañar la productividad. Las personas de negocios identifican una amplia variedad de obstáculos para la productividad en casa: desde prestar atención a la familia (59%) o falta de concentración en asuntos laborales (43%), a falta de acceso a equipo de oficina (32%).[2] También se sienten desprovistas de interacción creativa con otras personas.

Teniendo estos obstáculos en cuenta, puede que Yahoo! tenga trabajadores desde casa con un menor rendimiento del esperado. Pero unos buenos modelos de gestión e incentivos pueden motivar al personal independientemente del lugar donde trabaje, ya sea de forma remota o in situ.

Lo que hay que entender del trabajo remoto es que no tiene que suponer una elección estricta entre la oficina y casa. Hoy en día las personas pueden ocuparse del trabajo en varios “terceros espacios”, que incluyen centros empresariales, Business Lounges, bibliotecas y cafeterías. Si se vinculan las mediciones del rendimiento y las recompensas con los resultados en lugar de con la presencia en la oficina, las personas elegirán el lugar en el que pueden trabajar de forma más productiva.

Cuando se preguntó a las personas de negocios sobre las ventajas del trabajo en un tercer espacio, la primera opción de la lista, por la que se decantó un 73% de las personas, fue sin duda una ubicación cómoda (por ejemplo, estar más cerca de casa que de la oficina).[3] En el léxico moderno del argot empresarial, la comodidad no tiene el mismo tirón que teorías de gestión más novedosas, por lo que es posible que las empresas pasen por alto su importancia. Pero el hecho de que la comodidad afecte a la vida diaria de las personas tiene un impacto fundamental en el rendimiento en sus trabajos. Ignorar esto y forzar a las personas a que trabajen en ubicaciones y con horarios que no se adaptan a sus vidas es arriesgarse a dejar de lado la lealtad, permanencia y productividad del personal. Yahoo!  o cualquier otra empresa tentada a seguir esta norma debe andarse con ojo.